Segmüller Holding GmbH & Co. KG
Grundsatzerklärung zur Menschenrechtsstrategie
Angenommen am 01. Jan. 2023
I. Einleitung
Die Segmüller Holding GmbH & Co. KG, nachfolgend Segmüller genannt, bekennt sich zur Einhaltung der Menschenrechte und zum Schutz der Umwelt. Es ist das erklärte Ziel der Unternehmensleitung, die Menschenrechte und die Umwelt entlang der gesamten Wertschöpfungskette zu achten, zu schützen und zu fördern. Verstöße gegen international verankerte Menschenrechte und gegen nationale und internationale Umweltschutzvorschriften werden nicht toleriert.
Die Grundlage der menschenrechts- und umweltbezogenen Sorgfaltspflichten bilden die folgenden internationalen Regelungswerke, zu denen sich Segmüller bekennt:
Internationale Charta der Menschenrechte
Internationaler Pakt über bürgerliche und politische Rechte
Internationaler Pakt über wirtschaftliche, soziale und kulturelle Rechte
Leitprinzipien der Vereinten Nationen für Wirtschaft und Menschenrechte
UN Global Compact
OECD Leitsätze für multinationale Unternehmen
Kernarbeitsnormen der Internationalen Arbeitsorganisation
Kinderrechtskonvention der Vereinten Nationen
UN-Frauenrechtskonvention
Übereinkommen von Minamata über Quecksilber
Stockholmer Übereinkommen über persistente organische Schadstoffe
Basler Übereinkommen über die Kontrolle und Entsorgung gefährlicher Abfälle
Die in dieser Erklärung niedergelegten Grundsätze zur Menschenrechts- und Umweltstrategie gelten im gesamten Geschäftsbereich von Segmüller und sind von der Geschäftsführung und den Mitarbeitern*Innen bei der Wahrnehmung der ihnen übertragenen Aufgaben einzuhalten. Segmüller erwartet die Einhaltung der Menschenrechte und umweltbezogener Pflichten von allen Lieferanten. Die Achtung und Wahrung der Menschenrechte und der umweltbezogenen Pflichten ist die Grundvoraussetzung für eine Zusammenarbeit mit Segmüller.
II. Unternehmen
Segmüller ist ein in dritter Generation Inhabergeführtes Familienunternehmen. Seit 1925 werden an unserem Standort in Friedberg hochwertige und nachhaltige Möbel produziert. Derzeit beschäftigt Segmüller rund 4.500 Mitarbeiter*Innen in Deutschland, davon etwa 300 in der eigenen Polstermöbelproduktion. Nachhaltiges Handeln ist ein fester Bestandteil unserer Unternehmenspolitik und wir übernehmen schon lange bewusst und aus voller Überzeugung gesellschaftliche Verantwortung. Als bedeutender mittelständischer Arbeitgeber setzen wir uns sowohl unternehmensintern als auch bei unseren Lieferanten für die Gewährung guter Arbeitsbedingungen sowie eine nachhaltige und umweltschonende Produktion ein. Weitere Informationen finden Sie unter www.segmueller.de/nachhaltigkeitsbewusstsein
Wir setzen auf eine permanente Verbesserung der ökologischen und sozialen Nachhaltigkeitsaspekte entlang unserer Wertschöpfungskette. In enger Partnerschaft mit unseren Lieferanten entwickeln wir nachhaltige und umweltschonende Produkte. Dies bestätigen auch namhafte Siegel, die wir nutzen dürfen. Unsere eigenproduzierten Möbel sind von der Deutschen Gütegemeinschaft e.V. mit dem Goldenen M zertifiziert. Bei dem Gütezeichen „Goldenes M“ handelt es sich um eine Auszeichnung für geprüfte Möbel, die hinsichtlich Qualität, Sicherheit, Gesundheit und Umweltschutz strenge Kriterien erfüllen.
Neben der Eigenproduktion bieten wir unseren Kunden in den Einrichtungshäusern ein sehr umfangreiches Sortiment mit Produkten aus aller Welt. Viele Markenunternehmen nutzen Produktionsstätten im Ausland. Darunter können sich auch Länder befinden, deren Standards und Vorgaben unter denen liegen, die wir in Deutschland voraussetzen. Deshalb setzen wir uns konsequent bei unseren Lieferanten für die Einhaltung der Menschenrechte, gute Arbeitsbedingungen und eine umweltschonende Herstellung ein.
Wir sind uns unserer Verantwortung, die sich daraus ergibt, bewusst. Die große Mehrzahl unserer Lieferanten kommt aus Deutschland oder der EU. In vielen Fällen arbeiten wir mit Lieferanten zusammen, die aus dem Umkreis unserer Einrichtungshäuser stammen und fördern dadurch nicht nur regionale Betriebe, sondern versichern uns damit der Einhaltung höchster Produktionsstandards. Lieferanten aus Ländern mit erhöhtem Risiko werden von uns regelmäßig überprüft, um die Einhaltung der geforderten Standards sicherzustellen. Festgestellte Verstöße werden transparent berichtet und angemessene Abhilfemaßnahmen ergriffen.
III. Achtung der Menschenrechte und der Umwelt in der gesamten Lieferkette
Segmüller ergreift angemessene und wirksame Maßnahmen, um menschenrechts- und umweltbezogene Risiken im eigenen Geschäftsbereich und in der gesamten Lieferkette zu identifizieren und die Realisierung von Risiken zu verhindern. Wird festgestellt, dass die Verletzung einer menschenrechts- oder umweltbezogenen Pflicht eingetreten ist oder unmittelbar bevorsteht, greift ein zielgerichteter Abhilfeprozess zur Beendigung des Verstoßes und zur Minimierung seiner Folgen.
Alle Maßnahmen, die im Rahmen unserer menschenrechts- und umweltbezogenen Verantwortung ergriffen werden, folgen dem Grundsatz „Befähigung vor Rückzug“: Wir bekennen uns dazu, unsere Lieferanten bei der Vermeidung und Beendigung von Verstößen gegen die Menschenrechte oder umweltbezogene Vorschriften zu unterstützen, bevor wir Geschäftsbeziehungen aufgeben oder auf alternative Bezugsquellen ausweichen. Je nach Gewicht und Art des Verstoßes kann in der Zeit der Beseitigung des Risikos die Geschäftsbeziehung allerdings ausgesetzt werden.
1. Maßnahmen für ein effektives Risikomanagement
Die Sorgfaltspflichten werden für den eigenen Geschäftsbereich und die gesamte Lieferkette im Rahmen eines Risikomanagementsystems umgesetzt. Durch die horizontale und vertikale Integration der Sorgfaltspflichten in alle maßgeblichen Geschäftsabläufe stellt Segmüller sicher, dass Risiken erkannt und Präventions- und Abhilfemaßnahmen zielgerichtet umgesetzt werden.
A) EFFEKTIVES RISIKOMANAGEMENT
Das Risikomanagementsystem richtet Prozesse zur Umsetzung der Sorgfaltspflichten ein und legt Verantwortungsbereiche, Zuständigkeiten und Berichtslinien fest.
Die Sorgfaltspflichten werden innerhalb von Segmüller horizontal verankert. Alle relevanten Abteilungen werden in die Umsetzungsschritte einbezogen. Operativ durchgeführt wird die Umsetzung der Sorgfaltspflichten durch die für unsere Lieferanten verantwortlichen Fachabteilungen. Zusammengefasst werden die Zuständigkeiten und Umsetzungsprozesse in einer Organisationsanweisung, die an alle Mitarbeiter*Innen verteilt wird.
Die vertikale Verankerung der Sorgfaltspflichten erfolgt durch die Festlegung von Aufsichts- und Koordinationszuständigkeiten in einem Lenkungsausschuss, der aus Lieferkettenkoordinatoren und dem Compliance Officer besteht und welcher regelmäßig an die Geschäftsführung berichtet. Gesamtverantwortlich für die Umsetzung der menschenrechts- und umweltbezogenen Sorgfaltspflichten ist die Geschäftsführung.
Segmüller hat einen Compliance-Officer benannt, der das Risikomanagement für den eigenen Geschäftsbereich und die gesamte Lieferkette überwacht und regelmäßige Wirksamkeitsüberprüfungen durchführt. Der Compliance-Officer berichtet in dieser Funktion direkt an die Geschäftsführung.
B) RISIKEN ERKENNEN, GEWICHTEN UND PRIORISIEREN
Segmüller führt Risikoanalysen in Bezug auf die Einhaltung der Menschenrechte und umweltbezogenen Pflichten innerhalb des eigenen Geschäftsbereichs und bei ihren unmittelbaren Lieferanten durch. Dabei greifen wir sowohl auf internen als auch externen Sachverstand zurück. Die Komplexität und der Umfang unserer internationalen Lieferkette erfordern den Einsatz technischer Lösungen, die uns bei der Identifizierung, Gewichtung und Priorisierung von Risiken unterstützen.
Unser Risikoanalysesystem ermöglicht eine Ermittlung der individuellen Risiken eines jeden Lieferanten. Unter Zugrundelegung der allgemeinen Lieferantenangaben – insbesondere Herkunftsland und Branche – erfolgt eine abstrakte Risikoanalyse basierend auf einer Vielzahl anerkannter Quellen. Auf der Grundlage von Selbstbewertungen der Lieferanten, eines KI-gesteuerten Medienanalysetools, nachgewiesener Zertifizierungen und eigener Erkenntnisse aus Kontrollen oder Geschäftsvorgängen überprüfen wir Lieferanten anschließend auf konkrete menschenrechts- oder umweltbezogene Risiken.
Wir gewichten und priorisieren Risiken, indem wir die zu erwartende Schwere einer möglichen Rechtsverletzung und ihre Unumkehrbarkeit in ein Verhältnis zu der Eintrittswahrscheinlichkeit setzen. Mithilfe einer Software identifizieren wir unseren Handlungsbedarf und stoßen Präventions- und Abhilfemaßnahmen dort an, wo sie notwendig sind. Besonders hohe Risiken sehen wir in asiatischen Ländern in den Bereichen Kinder- und Zwangsarbeit, Arbeitssicherheit, Missachtung der Vereinigungsfreiheit und schädliche Boden-, Wasser- und Luftverschmutzung.
C) PRÄVENTIV VORGEHEN
Die umfangreiche Risikoanalyse wird ergänzt durch angemessene und wirksame Präventionsmaßnahmen.
Die mit der Umsetzung der Sorgfaltspflichten betrauten Mitarbeitern*Innen nehmen an Weiterbildungsmaßnahmen teil, um die Anforderungen in der gesamten Lieferkette umsetzen zu können. Auch unseren Lieferanten bieten wir Schulungsmöglichkeiten an, damit sie befähigt werden, die von uns geforderten Standards einzuhalten.
Wir führen regelmäßige und anlassbezogene Kontrollen im eigenen Geschäftsbereich durch, um Risiken frühzeitig zu erkennen und zu minimieren. Lieferanten kontrollieren wir im Rahmen der gesetzlichen Möglichkeiten und Vorgaben. Segmüller beschäftigt Prüfer, welche sicherstellen, dass die gesetzlich geforderten Standards bei unseren Lieferanten erfüllt werden.
Bereits bei der Auswahl unserer Lieferanten achten wir auf die Einhaltung der von uns gesetzten Standards. Wir verlangen von Lieferanten, unsere menschenrecht- und umweltbezogenen Erwartungen in der Lieferkette weiterzugeben und ihre Einhaltung laufend zu überprüfen.
D) ABHILFE LEISTEN
Wir sind uns bewusst, dass es trotz größter Sorgfalt und Prävention zu Verstößen kommen kann. Deshalb werden wirksame Abhilfemaßnahmen ergriffen, wenn die Verletzung einer menschenrechts- oder umweltbezogenen Pflicht eintritt oder unmittelbar bevorsteht.
Segmüller leitet Abhilfemaßnahmen umgehend nach Identifizierung eines entsprechenden Verstoßes ein. Dabei entwickeln wir für jede Situation und jeden betroffenen Lieferanten maßgeschneiderte Abhilfemaßnahmen, um Verstöße zielgerichtet und schnellstmöglich zu beenden. Zugleich haben wir eine Reihe von Rahmenmaßnahmen entwickelt, die im Sinne eines Baukastenprinzips sofort aktiviert und zur Reaktion auf Verstöße mit konkreten Inhalten gefüllt werden können.
Für jede Abhilfemaßnahme definieren wir Erfolgsziele, einen Zeitplan und eine unternehmensinterne Zuständigkeit. Systemgestützte Maßnahmenprozesse vernetzen alle relevanten Akteure.
E) HINWEISEN NACHGEHEN
Eine wichtige Rolle für die Identifizierung von Risiken und Verstößen in der Lieferkette spielt ein funktionierendes Beschwerdeverfahren, das für alle Betroffene, von Mitarbeitern*Innen bis hin zu Dritten, die durch unsere oder die Aktivitäten unserer Lieferanten beeinträchtigt werden, zugänglich ist. Dabei ist wichtig, dass Hinweise anonym und vertraulich abgegeben werden können.
Unser webbasiertes Hinweisgebersystem ist mehrsprachig und berücksichtigt die Komplexität unserer Lieferkette. Jegliche Zugangsschwelle ist niedrig gesetzt, um die Abgabe von Hinweisen so einfach wie möglich zu gestalten.
Die Handhabung von Hinweisen erfolgt vertraulich und zügig durch unseren Ombudsmann. Die mit der Bearbeitung von Hinweisen befassten Mitarbeiter*Innen unterliegen im Rahmen des Beschwerdemanagements keinen Weisungen; ihre Neutralität ist gewahrt. Jede Beschwerde löst einen Bewertungs- und Maßnahmenprozess aus, am Ende derer die Beendigung des berichteten Verstoßes oder die Minimierung eines erkannten Risikos steht. Eingereichte Hinweise und Beschwerden werden zudem automatisiert im Rahmen der Risikoanalyse berücksichtigt.
F) DOKUMENTATION UND BERICHTERSTATTUNG
Die Umsetzung aller Sorgfaltspflichten wird fortlaufend dokumentiert. Über ein zentrales Risikomanagementsystem vernetzen wir sämtliche uns zugänglichen Informationen über erkannte Risiken und ergriffene Präventions- und Abhilfemaßnahmen.
Wir bekennen uns zudem zu einer transparenten Kommunikation zu den menschenrechts- und umweltbezogenen Herausforderungen, denen Segmüller ausgesetzt ist. Durch unsere öffentliche Berichterstattung kommunizieren wir jährlich erkannte Risiken, ergriffene Maßnahmen und den erzielten Fortschritt.
IV. Ausblick
Segmüller verpflichtet sich zur fortlaufenden Überprüfung, Weiterentwicklung und Verbesserung der getroffenen Maßnahmen. Die Effektivität und Wirksamkeit aller menschenrechts- und umweltbezogenen Sorgfaltspflichten müssen stets gewährleistet sein. Wirksamkeitsüberprüfungen finden anlassbezogen und mindestens jährlich statt.
Friedberg, den 19.12.2022
Segmüller Holding GmbH & Co. KG
Human Rights Strategy Policy Statement
Adopted on 1 January 2023
I. Introduction
Segmüller Holding GmbH & Co. KG, hereinafter referred to as Segmüller, is committed to upholding human rights and protecting the environment. The declared aim of the company management is to uphold, protect and promote human rights and the environment along the entire value chain. Violations of internationally stipulated human rights and national and international environmental protection regulations are not tolerated.
The basis of the human rights and environmental due diligence obligations are the following international regulations to which Segmüller is committed:
International Bill of Human Rights
International Covenant on Civil and Political Rights
International Covenant on Economic and Cultural Rights
United Nations Guiding Principles on Business and Human Rights
UN Global Compact
OECD Guidelines for Multinational Enterprises
Declaration on Fundamental Principles and Rights at Work
UN Convention on the Rights of the Child
UN Convention on the Elimination of All Forms of Discrimination Against Women
Minamata Convention on Mercury
Stockholm Convention on Persistent Organic Pollutants
Basel Convention on the Control of Transboundary Movements of Hazardous Wastes and Their Disposal (aka the Basel Convention)
The principles of human rights and environmental strategy detailed in this statement apply to all the business activities of Segmüller and must be observed by management and employees when performing the tasks assigned to them. Segmüller requires all its suppliers to comply with their obligations regarding human rights and the environment. Compliance with and maintenance of human rights and environmental obligations is the basic requirement for working with Segmüller.
II. Company
Segmüller is a third-generation owner-managed family business. We have been producing high-quality, sustainable furniture at our site in Friedberg since 1925. Segmüller currently employs approx. 4,500 people in Germany, c. 300 of whom are employed in its own upholstered furniture production. Sustainable actions are an integral part of our corporate policy and we have assumed social responsibility in a conscious manner and with full conviction for a long while. As a major medium-sized employer, we are committed both within the company and to our suppliers to ensure decent working conditions and sustainable and environmentally friendly production. For more information, please visit www.segmueller.de/nachhaltigkeitsbewusstsein
We are committed to the constant improvement of aspects of our ecological and social sustainability along our entire value chain. We develop sustainable and environmentally friendly products in close partnership with our suppliers. This is also confirmed by the familiar quality marks we are permitted to use on our products. The furniture we manufacture in-house is certified with the Golden M mark by the Deutsche Gütegemeinschaft e.V. (German Quality Association). The "Golden M" quality mark is an award for tested furniture that meets strict criteria in terms of quality, health and safety and environmental protection.
In addition to our own manufactured products, we offer our customers an extensive range of products from all over the world in the furniture stores. Many brand companies use production facilities outside Germany. These may also include countries whose standards and specifications are below those stipulated in Germany. We are therefore consistently working closely with our suppliers to ensure compliance with human rights, decent working conditions and environmentally friendly production.
We are aware of our responsibility that this entails. The vast majority of our suppliers are from Germany or the EU. In many cases, we work with suppliers who are located in areas near to our furniture stores, and therefore not only promote regional businesses but are also assured of compliance with the highest production standards. Suppliers from countries with increased risk are regularly audited by us to ensure compliance with the required standards. Any violations identified are subject to transparent reporting, and the appropriate remedial action is implemented.
III. Compliance with stipulations on human rights and the environment throughout the supply chain
Segmüller takes appropriate and effective measures to identify human rights and environmental risks in its own business and throughout the supply chain and to prevent the actual occurrence of a risk or threat. If we determine that a violation of a human rights or environmental obligation has occurred or is imminent, a targeted remedial process to stop the violation and minimise its consequences will be implemented.
All the measures taken as part of our human rights and environmental responsibility follow the principle of “empowerment before withdrawal”: We are committed to supporting our suppliers to prevent and stop violations of human rights or environmental regulations before we abandon business relationships or switch to alternative sources of supply. However, depending on the severity and nature of the violation, the business relationship may be suspended while we eliminate the risk.
1. Measures for effective risk management
The safety regulations are implemented for the company's own business activities and the entire supply chain as part of the risk management system. The horizontal and vertical integration of due diligence in all relevant business processes enables Segmüller to identify risks and implement preventative and remedial measures in a targeted procedure.
A) EFFECTIVE RISK MANAGEMENT
The risk management system establishes processes to implement due diligence and defines areas of responsibility, competencies and reporting channels.
Due diligence obligations are anchored in a horizontal structure within Segmüller. This includes all the relevant departments. Operationally, the implementation of due diligence is carried out through the implementation steps for our relevant departments responsible for our suppliers. The responsibilities and implementation processes are summarised in the company directive that is sent to all employees.
The vertical anchoring of due diligence is achieved by defining supervisory and coordination responsibilities in a steering committee consisting of supply chain coordinators and the compliance officer, which reports regularly to the management. The management has overall responsibility for the implementation of human rights and environmental due diligence.
Segmüller has appointed a compliance officer who monitors risk management for their own business division and the entire supply chain and who also carries out regular effectiveness reviews. The role of the compliance officer is to report directly to the management team.
B) IDENTIFY, ASSESS AND PRIORITISE RISKS
Segmüller carries out risk analyses to assess compliance with human rights and environmental obligations within its own business activities and with its direct suppliers. We draw on both internal and external expertise in this process. The complexity and scale of our international supply chain requires us to use technological solutions to help us identify, assess and prioritise risks.
Our risk analysis system enables us to determine the individual risks of each supplier. We use the general information on the supplier, notably country of origin and sector, to carry out an abstract risk analysis based on a range of recognised sources. We then screen suppliers for specific human rights or environmental risks based on supplier self-assessments, an AI-driven media analysis tool, proven certifications and our own findings from inspections or commercial transactions.
We assess and priorities risks by weighing up the anticipated severity of a potential violation and the irreversibility of such against the probability of the occurrence of such risk. We use software to identify our need for action and, where necessary, initiate preventive and remedial measures. We see particularly high risks in Asian countries in the areas of child and forced labour, occupational health and safety, disregard for freedom of association and pollution that harms the soil, water and air.
C) PREVENTION IS BETTER THAN CURE
The appropriate and effective preventative measures are then implemented based on the comprehensive risk analysis.
The employees assigned to manage due diligence then participate in further training measures to implement the requirements throughout the entire supply chain. We also offer training opportunities to our suppliers to enable them to achieve the standards we demand.
We carry out regular “spot” checks in our own business activities to identify and minimise risks at an early stage. We monitor suppliers within the framework of the legal possibilities and requirements. Segmüller employs auditors who ensure that our suppliers comply with the standards required by law.
We ensure strict compliance with the standards we require in the selection of our suppliers. We require suppliers to share our human rights and environmental standards in the supply chain and to monitor compliance on an ongoing basis.
D) REMEDIAL MEASURES
We are aware that breaches may occur, despite the utmost diligence and implementation of preventative measures. Effective remedial measures are therefore taken in the event of a violation of an obligation relating to human rights or the environment.
Segmüller will implement immediate remedial measures following the identification of a violation. We therefore develop specific remedial measures for each situation and supplier to stop violations in a targeted manner and as quickly as possible. At the same time, we have developed a series of framework measures that can be activated immediately as a modular principle with practical guidelines on how to respond to violations.
We define performance targets, a timetable and internal corporate responsibility for each remedial action. The various stakeholders are linked through system-based action processes.
E) FOLLOW-UP PROCEDURE
An efficient complaints procedure plays an important role in identifying risks and violations in the supply chain that is accessible to all stakeholders, from employees to third parties, who are affected by our activities or those of our suppliers. It is therefore crucial that any information can be provided anonymously and in strict confidence.
Our web-based whistleblowing system is multilingual and takes into account the complexity of our supply chain. Any access threshold is set low to facilitate the submission of information.
Our ombudsman will manage information quickly and in strict confidence. The personnel assigned to process complaints are not subject to any instructions within the framework of the complaints management system, and their neutrality is therefore preserved. Each complaint triggers a process of assessment and action, culminating in the termination of the reported violation or the minimisation of an identified risk. Information and complaints received are also automatically factored in as part of the risk analysis process.
F) DOCUMENTATION AND REPORTING
The implementation of all due diligence requirements is documented on an ongoing basis. We operate a central risk management system to link all the information we can access regarding identified risks and the preventive and remedial measures taken.
We are also committed to transparent communication on the human rights and environmental challenges faced by Segmüller. Our transparent reporting enables us to communicate risk identified, measures taken and progress on an annual basis.
IV. Future actions
Segmüller is committed to constantly review, develop and improve the measures implemented. The effectiveness and efficiency of all human rights and environmental due diligence must be ensured at all times. Effectiveness reviews are conducted periodically and at least annually.
Friedberg, 19/12/2022